Документооборот и электронный архив
Согласно статистике в последнее время все больше предприятий осуществляют переход на электронный документооборот. Причем это касается не только крупных концернов с большим количеством сотрудников и филиалами по всей стране, но небольших компаний со штатом до 100 человек. Почему это происходит? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?
Электронный документооборот представляет собой систему, сопровождающую процесс ведения и учета документации организации, при которой весь объем формируемых, передаваемых и хранимых данных осуществляется при помощи программного обеспечения. Его установка производится на компьютеры, объединенные в локальную сеть. Данная система основана на том, что документы в электронном виде имеют неоспоримые преимущества перед бумажной документацией.
Итак, внедрив у себя систему электронного документооборота, компания получает следующие преимущества:
- Увеличение производительности труда. В первую очередь, это дает так называемая «автоматизация документов», существенно сокращающая время на поиск необходимых документов и информации. Система электронного документооборота (СЭД) позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале.
- Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных инстанций. Что, в случае несоблюдения сроков или иной нештатной ситуации, позволит решить ее с минимальными временными потерями.
- Коллективная работа и улучшение взаимодействия между отделами. Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между департаментами и отделами внутри компании. Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.
- Уменьшение влияния «человеческого фактора». Грамотно выстроенная система управления электронным документооборотом позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой т.н. «человеческий фактор». Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при СЭД займет всего несколько секунд.
- Снижение материальных затрат. Помимо увеличения производительности труда, о котором уже было сказано, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации (согласно российскому законодательству срок хранения документов в организации составляет 5 лет).
- Уменьшение необходимости в дополнительном персонале. Внедрение системы электронного документооборота позволяет так организовать работу компании, что увеличение объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.
- Развитие «командного духа». Как ни удивительно, но внедрение системы документооборота, повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя комплекс мероприятий:
- анализ бизнес-процессов и требований организации;
- подготовка технического задания, проектирование системы электронного документооборота;
- разработка программного обеспечения и его тестирование;
- ввод готовой системы электронного документооборота в эксплуатацию.
- руководство предприятия,
- канцелярия,
- отдел финансового контроля,
- бухгалтерия,
- проектно-сметный отдел,
- административно-хозяйственная служба,
- отдел кадров,
- отдел продаж и т.д.
